50.05 Biblioteksmaterialer

Danske og udenlandske bøger, noder og årbøger, musik, film, klassesæt mm.

Type
Forpligtende aftale
Status
Udbudsforberedelse
Anvendes af
Kun tilsluttede

Status: Der er åbent for tilslutning

Vi har åbnet for tilslutning til den forpligtende aftale 50.05 Biblioteksmaterialer. Det betyder, at du nu har mulighed for at tilslutte din kommune til aftalen.

Du tilslutter din kommune ved at udfylde og indsende tilslutningsaftalen, der er tilgængelig i udbudssystemet ETHICS. Du finder materialet her.

Du kan også downloade en trin-for-trin vejledning til, hvordan du opretter en bruger og finder tilslutningsaftalen i ETHICS. 

Du kan tilslutte din kommune fra den 6. januar til den 27. januar 2020.

Ændringer i udbudsmaterialet efter høring

På baggrund af høringen har vi blandt andet foretaget justeringer i leveringskontrakten, der regulerer aftalen mellem kommune og leverandør. Tilsvarende er Særbilag 2 Implementering, der beskriver krav til leverandørens medvirken ved implementering blevet justeret og præciseret. Generelle krav, der var indeholdt i bilag C Leverandørens tilbud (tilbudsliste) er blevet indsat i selvstændigt bilag B Kravspecifikation. Klargøringsydelserne indeholdt i Bilag C er tilsvarende blevet præciseret.

Ikrafttrædelsesdatoen rykkes til 15. august 2020

For at sikre den nødvendige tid til implementering hos jer, har vi ændret ikrafttrædelsesdatoen for 50.05 Biblioteksmaterialer til den 15. august 2020.

Vi er klar over, at ændringen desværre vil medføre en periode uden aftaledækning for biblioteksmaterialer for kunder. Vi har prioriteret at bevare en implementeringsperiode på tre måneder, som der har været et stort ønske om. I de tre måneders implementeringsperiode er der taget højde for sommerferien, og der er ikke planlagt aktiviteter i juli.

Kort om aftalen

Aftalen er et genudbud af den forpligtende aftale 50.05 Biblioteksmaterialer. SKI har besluttet at videreføre hovedstruktur og grundelementer fra den nuværende aftale, da input fra brugerne af aftalen har vist, at det har fungeret efter hensigten.

Den tidligere aftale 50.06 Tidsskrifter, som udløb den 4. maj 2019, genudbydes parallelt som et selvstændigt udbud med nyt navn 50.04 Tidsskrifter.

På baggrund af erfaringer med den eksisterende aftale præciseres afgrænsning af og krav til klargøringsydelserne i det kommende udbud. Aftalen opdeles i nedenstående 7 delaftaler:

  • Delaftale 1 - Danske bøger og noder
    • Delaftalen underopdeles i to geografiske områder; øst og vest*
  • Delaftale 2 - Udenlandske bøger og noder
  • Delaftale 3 - Danske og udenlandske årbøger
  • Delaftale 4 – Musik
  • Delaftale 5 - Film
  • Delaftale 6 - Spil og multimedier
  • Delaftale 7 - Taskebøger og klassesæt

Den enkelte kommune kan tilslutte sig en eller flere delaftaler.

Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, og tildeling på hver delaftale sker på baggrund af tildelingskriteriet ”pris”.

* På delaftale 1 Danske bøger og noder afgiver tilbudsgivere priser på avance og klargøring, der er gældende både i Østdanmark og Vestdanmark. 

Tilbudsgiveren med det bedste tilbud tildeles som leverandør i Østdanmark (hvor den forventede omsætning er større end i Vestdanmark). 

Tilbudsgiveren med det næstbedste tilbud får mulighed for at være leverandør i den del af Danmark, som den vindende tilbudsgiver ikke bliver tildelt. 

Tilbudsgiveren med det næstbedste tilbud, skal, ved accept af muligheden, levere til præcis samme priser, som tilbudsgiveren med det bedste tilbud har tilbudt. 

Forventet sortiment

Sortimentet omfatter: 

  • Danske bøger og noder
  • Udenlandske bøger og noder
  • Danske og udenlandske årbøger
  • Musik
  • Film
  • Spil og multimedier
  • Taskebøger/klassesæt

Sortimentet omfatter desuden forskellige klargøringsydelser, der skal sikre, at det indkøbte materiale kan indgå i bibliotekernes materialesamling, uden at bibliotekerne skal foretage sig yderligere, som f.eks. at påføre bibliografiske oplysninger og foretage indbinding.

Projektgruppe og faggruppe er med til at forme aftalen 

Den kommunale projektgruppe, der skal være med til at udvikle udbuddet, består af både repræsentanter fra biblioteker, indkøbskontorer og indkøbsfællesskaber. Følgende indkøbsfællesskaber og kommuner er repræsenteret i projektgruppen:

  • Aalborg Kommune (Aalborg modellen)
  • Aarhus Kommune (KomUdbud)
  • Allerød Kommune (IN)
  • Billund Kommune ((Sydjysk Kommuneindkøb)
  • Esbjerg Kommune (KomUdbud)
  • Faaborg-Midtfyn Kommune (Fællesindkøb Fyn)
  • Gentofte Kommune (Spar 5)
  • Guldborgsund Kommune (FUS)
  • Hvidovre Kommune (VIF)
  • Københavns Kommune
  • Lyngby-Taarbæk Kommune (Spar 5)
  • Odense Kommune (KomUdbud)
  • Roskilde Kommune (FUS)
  • Syddjurs Kommune (JYFI)
  • Vejen Kommune (Sydjysk Kommuneindkøb)
  • Vejle Kommune (KomUdbud)
  • Vordingborg Kommune (FUS)

Udover den kommunale projektgruppe er der nedsat en faggruppe med repræsentanter fra syv biblioteker. Arbejdsgruppens primære opgave er at kravspecificere de klargøringsydelser, der er behov for på bibliotekerne.

Tilslutning og ikrafttrædelse

Du kan tilslutte din kommune fra den 6. januar til den 27. januar 2020. Kun hvis din kommune tilslutter sig aftalen i denne periode, kan du bruge aftalen, når den efter planen træder i kraft den 15. august 2020.

Rammeaftalen er en forpligtende aftale for de centralbiblioteker, folkebiblioteker og folkeskolebiblioteker (PLC – Pædagogiske Læringscentre), som via deres kommunes tilslutning, er blevet tilsluttet rammeaftalen.

Alle øvrige offentlige organisationer kan bruge aftalen som en frivillig aftale, når den træder i kraft.

UDBUDSKALENDER

Udbud opstart
Q4 2018
Høringsperiode starter
18. oktober 2019
Høringsperiode udløber
8. november 2019
Tilslutningsperiode starter
6. januar 2020
Tilslutningsperiode udløber
27. januar 2020
Offentliggørelse af udbudsmateriale
Forventet februar 2020
Forventet ikrafttrædelse
15. august 2020

Kontakt SKI