Sådan ændrer du dine kollegaers indkøbsadfærd med kommunikation

Sådan ændrer du dine kollegaers indkøbsadfærd med kommunikation

27. februar 2018
Arbejder du på det centrale indkøbskontor, og tænker du måske, at det er umuligt at få de decentrale enheder til at bruge jeres indkøbsaftaler? Sådan behøver det ikke at være ifølge Jens Steen Larsen fra Rhetorica - du skal bare tilpasse din kommunikation. Her får du hans tre råd til hvordan.

På Årsdage for offentligt indkøb delte Jens Steen Larsen, der er senior rådgiver i Rhetorica, ud af sin viden om, hvorfor strategier ikke altid udleves, som vi ønsker det:

”Vores hjerner kan ikke lide forandring, og derfor ændrer vi ikke adfærd på kommando. Samtidig er vores opfattelse af tab meget større, end vores opfattelse af gevinst. Derfor er det ikke nok at høre, forstå og acceptere budskabet for at ændre adfærd. Det kræver motivation.” 

”Vores hjerner kan ikke lide forandring, og derfor ændrer vi ikke adfærd på kommando. Det er ikke nok at høre, forstå og acceptere budskabet for at ændre adfærd. Det kræver motivation.” ​

Vi har her samlet Jens Steen Larsens tre gode råd, så du kan lære at motivere folk til at ændre adfærd og øge compliance med kommunikation: 

1. Få styr på dit Why

Du skal forklare dine modtagere, hvorfor de skal ændre indkøbsadfærd. Et tydeligt kommunikeret ”hvorfor” er med til at skabe en fælles forståelse. En god forklaring indeholder to elementer:

1) Den brændende platform – hvad sker der, hvis vi ikke ændrer adfærd.

2) Visionen – noget at stræbe efter. Vis, hvad vi opnår, hvis vi ændrer adfærd.

De to elementer skal begge være til stede, hvis du vil ændre indkøbsadfærd med din kommunikation. 

2. Brug storytelling

Du skal overbevise modtageren om, at det fælles formål er værd at ændre adfærd for. Til det kan du bruge teknikken ’storytelling’, hvor du skaber en fælles forståelse gennem en fortælling. 

Den gode fortælling indeholder fire roller: Helten, modstanderen, hjælperen og målet. 

Helten er central i en god fortælling. Det er helten, vi identificerer os med, og derfor skal du sætte modtageren - din kollega, du skal have til at følge den nye indkøbsaftale - i heltens sted i din fortælling. 

3. Sæt dig 100 pct. i modtageres sted

Motiverende kommunikation indeholder også et element af ”Whats in it for me”. Det er vigtigt, at modtageren føler sig set, hørt og anerkendt i din fortælling. Derfor skal din fortælling om formålet (dit why) tilpasses til modtageren. Historien skal være i det nære, noget modtageren kan forholde sig til. Det kan du fx gøre ved at bruge eksempler fra nogen, der er i samme båd, i din fortælling. 

Drejer det sig om, at få dine kollegaer til at følge dine indkøbsaftaler, er det måske ikke effektiviseringsgevinsterne, der motiverer dem. I stedet kan det fx være den tid, de kan spare i hverdagen, og de gode løsninger de kan opnå.

Tue Windfeld arbejder med indkøb og ledelsessupport i Banedanmark og deltog på SKI’s årsdage i København. Det han særligt tog med sig hjem var Jens Steen Larsens gode råd:

”Jeg kommer fra Banedanmark, og vi arbejder meget med compliance og at få vores kollegaer til at følge de fællesstatslige aftaler, vi har, og overholde EU’s udbudsregler. Det går rigtig godt, men det kan altid gøres lidt bedre, og Jens Steen Larsens oplæg gav nogle konkrete værktøjer til, hvordan man formidler sine budskaber og spreder det ud i organisationen,” sagde Tue Windfeld, der er relativt nyansat i Banedanmark og kommer fra det private.​​​