Viden om indkøb er en guldgrube - interview med KL's Morten Mandøe og SKI's Signe Lynggaard Madsen i Danske Kommuner

Viden om indkøb er en guldgrube - interview med KL's Morten Mandøe og SKI's Signe Lynggaard Madsen i Danske Kommuner

25. august 2017
33 millioner fakturaer fra 91 kommuner skal give endnu bedre indkøb. Et stort dataprojekt er en vigtig brik i den fælleskommunale indkøbsstrategi, som nu skal implementeres. Projektet forvandler mavefornemmelser til fakta.

Denne artikel er skrevet af Tom Ekeroth og bragt i Nyhedsmagasinet Danske Kommuner nr. 21 / 2017. Se artiklen på Danske Kommuners hjemmeside.

SKI’s administrerende direktør, Signe Lynggaard Madsen, er tydeligt begejstret. SKI laver indkøbsaftaler, der samler indkøb på tværs af det offentlige.

– Det er guldgrube for kommunerne, siger hun. 

Guldgruben er et projekt, hvor data fra kommunerne, der er tilmeldt indkøbsdatasamarbejdet, bearbejdes. Cirka 33 millioner fakturaer for 2014-2018 skal indsamles, kategoriseres og analyseres.

​– Man har altid vidst, at bedre indkøb gav flere penge til velfærd. Men nu kan vi gå fra ”skåltaler” til fakta. Indkøbsdatasamarbejdet er som et skattekort, der viser, hvor kommunerne kan lære fra hinanden. ​

– Man har altid vidst, at bedre indkøb gav flere penge til velfærd. Men nu kan vi gå fra ”skåltaler” til fakta. Indkøbsdatasamarbejdet er som et skattekort, der viser, hvor kommunerne kan lære fra hinanden. 

Dette projekt har været en kæmpe gamechanger. Vi kan kortlægge den økonomiske gevinst, som kommunerne får ved at være med på de fælles forpligtende aftaler. Vi kan sætte kroner og ører på, hvor meget mindre de betaler for de samme varer, end de kommuner, der ikke er med, siger Signe Lynggaard Madsen.

– Samtidig får vi et markant stærkere grundlag for de kommende forpligtende aftaler, fordi vi præcist ved, hvilke varianter kommunerne køber ind i praksis, siger hun.

Modigt og banebrydende

Dataprojektet er gået fra at være en forsøgsordning med 54 kommuner til at omfatte næsten alle. Nu er 91 kommuner og alle indkøbsfællesskaber med. 

– Det er alt kommunalt indkøbsdata, så der er masser af inspiration til, hvor man kan sætte ind, enten i de kommunale indkøbsfællesskaber eller i den enkelte kommune. Kommunerne køber samlet ind for 100 milliarder kroner årligt. Hvis vi printer fakturaerne og stabler dem, er de højere end Mount Everest. Det er måske verdens største tværoffentlige indkøbsdatabase, siger Signe Lynggaard Madsen

Når man sammenligner data, får man også klarhed over, at der er nogle steder, hvor man kunne være bedre. 

– Det er jo rigtigt modigt af kommunerne at stille data til rådighed, men også sikkert, for den enkelte kommunes data vil aldrig kunne udstilles, siger Signe Lynggaard Madsen.

Ifølge SKI-direktøren så kræver indkøb ud over gode indkøbere: ”Ledelse, ledelse og ledelse”.

 – Topledelsernes opmærksomhed er afgørende for succes. Data er virkelig noget, der kan fange deres opmærksomhed. Vi kan punktere myter og sætte kroner på. Vi går fra at ”vi tror” og mavefornemmelser til, at det bliver faktabaseret. Det er enormt vigtigt, for der er mange penge at hente ved at styrke indkøbsarbejdet i kommunen, i indkøbsfællesskabet og på landsplan med de forpligtende aftaler, siger direktøren.

Større ejerskab

I dag, torsdag 24. august, holder KL en temadag: ”Indkøb handler om velfærd”. Dagen er et startskud for et ambitiøst samarbejde. KL’s cheføkonom Morten Mandøe har store forventninger til samarbejdet.

​​– Hvis man kigger i økonomiaftalen for 2018, så fylder indkøb en hel del. Det er noget, vi følger tæt i KL, men vi har også en dialog med regeringen. Det handler ikke alene om noget, der foregår i den enkelte kommune, indkøb handler også om, at vi bliver bedre til samlet set at købe ind i den offentlige sektor. 

– Indkøbsstrategien er vedtaget af KL’s bestyrelse, og det er den samlede bestyrelse, der har besluttet opfølgning, implementering og udmøntning af strategien. Det man har gjort for at sikre ledelsesmæssig opbakning er, at vi har nedsat en styregruppe af en række kommunaldirektører, økonomidirektører og indkøbschefen som overordnet styregruppe. For at sikre et ejerskab i alle kommuner bliver der nedsat en række fora under styregruppen, hvor vi inviterer samtlige kommuner til at deltage. Der er skabt et markant større ejerskab til strategien end det, vi havde tidligere, siger Morten Mandøe, der er formand for styregruppen.

– Hvis man kigger i økonomiaftalen for 2018, så fylder indkøb en hel del. Det er noget, vi følger tæt i KL, men vi har også en dialog med regeringen. Det handler ikke alene om noget, der foregår i den enkelte kommune, indkøb handler også om, at vi bliver bedre til samlet set at købe ind i den offentlige sektor. Men det kan godt virke lidt arrogant, når man fra ministerens side siger, ”at vi skal til at have fokus på indkøb”, for der er ret meget fokus på det. Vi er nået langt, men vi skal bare være endnu bedre.  

SKI’s rolle

Signe Lynggaard Madsen sidder også med i styregruppen. SKI har en koordinerende rolle i den fælleskommunale indkøbsstrategi.

– Helt konkret er der nogle initiativer i den nye handlingsplan, hvor vi er praktisk udførende. Der er et stærkt fokus på de forpligtende aftaler, som kommunerne allerede er kommet langt med. Det skal fortsætte de kommende år, og der har vi som operatør en koordinerende og samlende rolle. Der også fokus på tværoffentlige indkøb, hvor vi skal samle kommuner, stat og regioner om fælles indkøb som computere og tablets. Der er vi også tiltænkt den samme operatørrolle, siger Signe Lynggaard Madsen.

Ifølge direktøren er SKI’s største aktiv, at deres medarbejdere hele tiden er ude i kommunerne. 

Mikroplast og børnearbejde

SKI-direktøren mener, at CSR, virksomhedernes sociale ansvar, kommer til at fylde mere i forbindelse med indkøb.

– Der er i vores aftaler en række krav, der omfatter alt fra børnearbejde til mikroplast. Kommunerne kan vælge at købe fuldt grønt ind på aftalerne, hvis de vil. Når der kommer en sag, så har vi ressourcer til at gå ind og udrede. Og vi kan få ændret praksis. Ikke fordi vi er SKI, men fordi vi måske repræsenterer 82 kommuner i en sag. Det område, tror jeg, kommer til at fylde endnu mere de kommende år. I Sverige har man i deres udgave af SKI lavet en ret interessant model. Kommunerne melder sig ind i en pulje, som har en tværkommunal styregruppe. Man melder sager ind. En kommune beder for eksempel det svenske SKI om at få undersøgt, hvorvidt der er noget skadeligt i noget bestemt børnelegetøj. Så vælger styregruppen, hvilke sager der skal undersøges. Og så tager de om nødvendigt helt ud på fabrikken i Kina. Det kan vi ikke i Danmark i dag. Svenskerne undersøger ikke alle sager. Men risikoen for at kunne blive undersøgt til bunds disciplinerer leverandørerne og har en forebyggende effekt.​​ ​​​​