Forny din it-drift med en kort og fleksibel kontrakt

Forny din it-drift med en kort og fleksibel kontrakt

13. juni 2019
EKF Danmarks Eksportkredit har fornyet deres it-driftskontrakt på rekordtid og med et begrænset ressourceforbrug. Læs hvordan de fik en standardaftale med fleksibel ramme, og hvordan de med hjælp fra ekstern rådgiver kom i mål på godt tre måneder.
02.22 It-driftskapacitet​​ kan man få driftet alt fra en enkelt server, backup og indkøb af cloud-kapacitet til outsourcing af hele it-driften inklusiv slutbruger-udstyr som PC og tablets, mm.

Da EKF skulle forny deres eksisterende it-drift – en outsourcet serviceaftale - havde de overvejet forskellige løsningsmuligheder. De endte med at vælge en 02.22-baseret tilgang og hentede i den forbindelse Peak Consulting Group ind til rådgivning, fortæller Piet Haarbo, it-chef i EKF:

 Piet Haarbo, it-chef i EKF

 
 

 

 
”Vi lever i en verden, hvor tingene skifter meget hurtigere, end de lange kontrakter kan rumme. Derfor opstår der hurtigt for mange usikkerheder i forhold til juraen i kontrakterne, som ikke er særligt lette at håndtere henad vejen. Med de fleksible rammer 02.22 har, tages der højde for dette. Samtidig er det enkelt og kræver færre ressourcer fra os, når vi bruger 02.22,” forklarer Piet Haarbo.
 

En standard aftale med plads til fremtiden og skarpe priser

For Piet Haarbo var målsætningen klar - EKF søgte en løsning, der var så standard som mulig! Det gjorde de blandt andet fordi, de tidligere havde haft en meget kompleks og tung kontrakt, hvor nogle forhold alligevel var for løst beskrevet, og kontrakten efterhånden blev svær at håndtere.

 ”Ved at vælge en standardaftale får vi et fælles udgangspunkt at arbejde ud fra. Der skal nemlig ikke være nogen tvivl om, hvilken retning vi skal gå, når der opstår udfordringer undervejs. Der skal ikke være så meget plads til fortolkning,” forklarer Piet Haarbo og uddyber:

 ”Vi har arbejdet ud fra en antagelse om, at en standardløsning er god nok. Det betød, at vi kunne træffe en hurtig beslutning om vores valg af it-drift. Hvis vi så efterfølgende opdager huller i osten, eller hvis der opstår nye behov, er rammen på aftalen så fleksibel, at vi altid kan tømme den for services og fylde andet ind. Således har vi opnået en rammeaftale, som både kan rumme fremtiden og med skarpe priser.”
 
 
Piet Haarbo fremhæver, at hvis man bruger lang tid på at lave et udbud og en kontrakt, så er det også med et ønske om, at den kan bruges i mange år fremad.

Velstruktureret materiale kræver minimalt ressourceforbrug

Det er ikke kun hos kunden selv, at 02.22 har vakt begejstring. Hos Peak Consulting Group ser de stort potentiale i aftalen. Client Director Erik Pedersen rådgiver til dagligt kunder i forbindelse med større anskaffelser indenfor IT. Da de skulle rådgive EKF, betød et velstruktureret materiale, at de både sparrede tid og ressourcer:


Erik Pedersen, Client Director hos Peak Consulting Group
”Hele processen kunne faktisk lade sig gøre kalendermæssigt på tre måneder - fra start til kontrakt. Det var i øvrigt med et deltidsengagement fra vores side med underkanten af 250 konsulenttimer. Og nu er den konkrete opgave ikke en ubetydelig kontraktstørrelse. Så I forhold til traditionelle udbud, så er det i mange tilfælde meget hurtigere og markant mindre ressourcekrævende for kunden at gå denne vej.

Det gælder både for deres egne ressourcer, men også for de rådgivere de henter ind” siger Erik Pedersen.

Ifølge ham skyldes den korte arbejdstid blandt andet et velstruktureret materiale:
 
”Når man starter op med at bruge en ny aftale, er det er klart, at man skal bruge noget tid på at sætte sig ind i det som kunde og som rådgiver. Men i dette tilfælde er det let og hurtigt at gøre, da materialet er overordentligt velstruktureret. Til de spørgsmål vi havde, fik vi god support fra SKI.”

Al begyndelse kan være en smule svær

Hos EKF bekræfter Piet Haarbo, at opstarten med en ny rammeaftale kræver en vis investering. Han beskriver dog den overordnede proces, som ganske tilgængelig: ”Vi benyttede ekstern hjælp fra Peak Consulting Group, som har hjulpet os med at bekræfte vores behov. Det gjorde de ved at stille os nogle spørgsmål, som vi måske ikke selv lige havde husket på at stille. Og så har de også givet os noget detaljeret erfaring med at lave sådan en tildeling.”

Særligt ved denne aftale er, at kunderne her får en strategisk samarbejdspartner, som er motiveret til at udvikle den ideelle løsning, og hvor leverandøren samtidig har resultatansvaret. Det benyttede EKF sig af:

”Vi inviterede alle ti leverandører ind til dialogmøde til at starte med. Sammen med dem, fik vi en god forståelse for selve situationen, og vi lyttede til deres gode råd og input. Det har hjulpet os til at få skærpet vores forståelse af, hvad der er standard. Det var meget værdiskabende for os,” fortæller Piet Haarbo og afslutter:
”Alt i alt, har jeg ikke været skuffet over at køre processen – og heller ikke over resultatet.”  ​​​​​​​​​
​​​