Fødevareindkøb: Fælles aftale frigør ressourcer til kerneydelsen

Fødevareindkøb: Fælles aftale frigør ressourcer til kerneydelsen

26. marts 2018
Den fælleskommunale forpligtende aftale 50.90 Fødevarer skal i genudbud, da Klagenævnet for Udbud har annulleret tildelingsbeslutningen. Men hvorfor var aftalen ikke opdelt i delaftaler, og hvilke behov tilgodeser en samlet aftale?

Den 12. marts opsagde SKI den forpligtende aftale 50.90 Fødevarer, der således udløber aftalen den 30. juni 2018. Aftalen er en del af det fælleskommunale forpligtende indkøbsprogram, som regeringen og KL har aftalt og bekræftet i en række økonomiaftaler siden 2012. Formålet med programmet er at effektivisere det kommunale indkøb. Erfaringerne er positive, og regeringen og KL har i 2015 aftalt, at der skal etableres op mod 40 fælleskommunale indkøbsaftaler i 2020.

Kommunerne vælger, hvilke aftaler skal være fælles

De konkrete indkøbskategorier i indkøbsprogrammet udvælges af en styregruppe, der består af repræsentanter fra kommunerne og KL. I forbindelse med udvælgelsen af nye kategorier, lægger styregruppen blandt andet vægt på, at der er basis for en velfungerende fælles aftale, og at der er klare indikationer på et effektiviseringspotentiale. 

De fælleskommunalt forpligtende aftaler er alle karakteriseret ved, at de udvikles i tæt samarbejde med repræsentanter fra kommunerne for at sikre, at aftalerne matcher kommunernes ønsker og behov. 

På baggrund af analyser af markedet og egne indkøbsbehov er det kommunerne, der langt hen ad vejen fastlægger den konkrete udformning af aftalen. Genudbuddet af aftale 50.90 Fødevarer​ forventes i tråd med den eksisterende aftale at have fokus på de kommunale storkøkkener i kommunerne.

Storkøkkeners behov for sortiment og kvalitet

Den omtalte fælleskommunale aftale 50.90 Fødevarer fra 2017 er målrettet storkøkkenerne i de 51 kommuner, der har tilsluttet sig aftalen. Det er kun 51 tilsluttede kommuner, der kan bruge aftalen. Aftalen indeholder – efter kommunernes ønske – et fuldt økologisk og konventionelt sortiment.

Ligeledes ønskede kommunerne at vægte fødevarernes kvalitet meget højt i bedømmelsen af de indkomne tilbud. Således blev der gennemført sensoriske tests (udseende, duft, konsistens, farve og smag) af flere hundrede fødevarer inden for fx kød og pålæg, mejeri, snitgrønt, kolonial mv. Konkret blev fødevarerne tilberedt af en ekstern, fødevareuddannet ekspert, og et ekspertpanel med eksterne fagpersoner med uddannelse og erfaring inden for tilberedning af fødevarer og kendskab til fødevarekvalitet smagte og vurderede. 

Tiden skal bruges på madlavning – ikke bestilling og leverancer

Da SKI udviklede fødevareaftalen, blev det drøftet, om aftalen skulle opdeles i forskellige fødevarekategorier, såsom mejeri, kød, brød mv. Repræsentanter fra kommunerne – altså dem der professionelt skulle bruge aftalerne til at lave mad i storkøkkenerne – vurderede imidlertid, at en opdeling i fødevarekategorier vil tage tid væk fra selve madlavningen.

Repræsentanter fra kommunerne vurderede, at en opdeling i fødevarekategorier vil tage tid væk fra selve madlavningen.

Det skyldes blandt andet, at køkkenerne ville skulle bruge mere tid, når varerne skulle bestilles hos forskellige leverandører, leveres på flere forskellige tidspunkter (med et øget forbrug af brændstof), og når der efterfølgende skulle håndteres flere forskellige fakturaer med forskellige betalingskrav og -frister mv.

Aftalen dækker knapt 1 pct. af markedet

Med til denne beslutning hører også, at aftale 50.90 har en samlet estimeret volumen på 400 mio. kr. om året. I april 2014 estimerede Landbrug & Fødevarer i en markedsanalyse af ”Foodservice sektoren i Danmark”, at sektoren omsætter for mere end 48,5 mia. om året. I forhold til dette fylder den fælleskommunale aftale knap 1 pct. af markedet. Ses der alene på det offentlige marked fylder aftalen mindre end 4 pct.

På trods af den høje vægtning af kvalitet, tilvejebringer aftale 50.90 et besparelsespotentiale for de 51 kommuner på ca. 20 pct., svarende til 79 mio. kr. om året.

Stadig plads til lokale indkøb

Kommunerne har ikke ens politikker på fødevareområdet, og da projektgruppen og SKI udviklede den eksisterende aftale 50.90 Fødevarer, rådførte SKI sig blandt andet med ”Kloge Fødevareindkøb” under den selvejende institution Madkulturen under Miljø- og Fødevareministeriet.

Kloge Fødevareindkøb var netop sat i verden for at yde rådgivning og vejledning, så økologiske og lokale fødevarer kunne udgøre en større andel af de offentlige fødevareindkøb. Resultatet blev, at SKI udarbejdede en fleksibel model, der gjorde det muligt for kommunerne at undtage sig forpligtelsen på dele af sortimentet, som i stedet kunne anskaffes på anden vis i overensstemmelse med lokale prioriteter. Kommunerne fik således mulighed for at skræddersy deres deltagelse i aftalen – fx ved at købe frugt, grøntsager, mejeri eller kød uden for den fælles aftale.

​SKI udarbejdede en fleksibel model, der gjorde det muligt for kommunerne at undtage sig forpligtelsen på dele af sortimentet, som i stedet kunne anskaffes på anden vis i overensstemmelse med lokale prioriteter. ​

44 pct. af SKI’s leverandører er små

Det hører endvidere med til det samlede billede, at SKI har to rammeaftaler på fødevarer. SKI har således valgt at opdele fødevareområdet i to afgrænsede aftaler med i alt 3 forskellige leverandører. Dertil kommer alle de andre fødevareaftaler, som udbydes af offentlige ordregivere. 

Generelt er der mange mindre leverandører repræsenteret på SKI’s aftaler. SKI har i omegnen af 250 forskellige leverandører på kontrakterne. Selvom SKI typisk udbyder kontrakter på standardvarer, hvor der er et etableret og modent marked, og hvor der oftest er skalafordele, er det ikke kun de store virksomheder, der bliver SKI-leverandører. Således viser det sig, at små og mellemstore virksomheder ofte er de mest konkurrencedygtige virksomheder. Ved udgangen af 2017 havde knap 44 pct. af SKI’s leverandører færre end 50 ansatte.

Aftalen er i genudbud

SKI er gået i gang med at forberede genudbuddet, der vil blive udviklet i samarbejde med kommunerne og med inddragelse af de relevante markedsaktører. SKI forventer, at den nye aftale bliver tildelt i december 2018, og aftalen vil efter den sædvanlige implementeringsperiode være klar til brug omkring d. 1. marts 2019.

Det skal i øvrigt bemærkes, at Klagenævnet for Udbud har annulleret ”tildelingsbeslutningen” og ikke selve rammeaftalen. Det er første gang, at en fælleskommunal, forpligtende indkøbsaftale underkendes af Klagenævnet.