92 kommuner står sammen om at blive klogere på indkøb

92 kommuner står sammen om at blive klogere på indkøb

07. juni 2017
Nu skal data fra kommunerne, der er tilmeldt indkøbsdatasamarbejdet, bearbejdes. Ca. 33 mio. fakturaer skal indsamles, kategoriseres og analyseres. Med så stor tilslutning er der ikke grænser for, hvilke områder kommunerne kan blive klogere på.

”De tilmeldte kommuner dækker 97,5 procent af befolkningen. Det er fantastisk at opleve så stor en opbakning til samarbejdet. Med den mængde data er der potentiale for at få en helt ny indsigt i, hvordan vi kan forbedre det kommunale indkøb. Vi kan blandt andet finde ud af, hvem der gør det rigtig godt, og på den måde lære af hinanden. Vi får nok også mulighed for at afskaffe nogle af de myter, der eksisterer omkring effekten af forskellige tiltag ved indkøb. Og meget af det vi lærer, kan vi sikkert også bruge til at forbedre indkøbet i resten af den offentlige sektor,” fortæller Jonas Klinting, der er økonomidirektør i SKI.

Nu skal data indsamles og så kan arbejdet begynde

”Det næste skridt er, at kommunerne skal aflevere alle deres e-fakturaer fra 2014-2016. De kommuner, som ikke selv har deres e-fakturaer liggende, skal have hjælp fra deres økonomisystemsleverandør til at få klargjort fakturaerne og herefter sende dem til os. For de kommuner, der har KMD-indkøbsanalyse som dataleverandør, er det lidt lettere, for de kan bare give os eller KMD tilladelse til at bruge data, da det er dem, der skal kategorisere den samlede mængde data. De fleste kommuner er heldigvis allerede godt i gang med at skaffe deres data, men oplever man problemer, så skal man jo bare tage fat i os, så hjælper vi på vej,” siger Jonas Klinting og fortsætter:

”Det tager en måned for systemleverandøren at kategorisere alle kommunernes indkøbsdata. Når vi får det tilbage, skal vi i gang med at kvalificere data – det vi kalder datavask. Da vi analyserede kommunernes indkøbsdata for 2014 oplevede vi, at der var nogle fejl i de fakturadata, vi fik. Fx fik vi fra enkelte kommuner nogle fakturaer, der ikke var bogført. De skal sorteres fra, så vi er sikre på, at data er så retvisende som muligt. Når det, sammen med vores andre datavask-aktiviteter, er på plads, kan vi for alvor gå i gang med at analysere.” 

Med indkøbsdata fra 92 kommuner kan vi alle lære så meget om indkøb i kommunerne. Der er utallige muligheder,

Det endelige output aftales med en projektgruppe

En projektgruppe med deltagere fra kommunerne får indflydelse på, hvad den endelige læring skal være:

”Med indkøbsdata fra 92 kommuner kan vi alle lære så meget om indkøb i kommunerne. Der er utallige muligheder, så vi vil sammen med den tilknyttede kommunale projektgruppe finde ud af, hvilke konkrete emner vi skal starte med at kigge på. Det kan fx være effekten af e-handel og compliance. Idéen er, at vi i første omgang laver nogle kommunespecifikke rapporter i stil med dem, vi lavede i sidste års indkøbsdataprojekt. Derefter vil vi løbende udarbejde nye analyser inden for de områder, vi aftaler med projektgruppen. Vi glæder os til at komme i gang med analyserne og se, hvad vi bliver klogere på,” fortæller Jonas Klinting. 

Derfor skal data fra 2014 sendes igen

De 54 kommuner, der deltog i pilotprojektet, hvor indkøbsdata for 2014 blev analyseret skal sende data en gang til:

”I pilotprojektet var det af hensyn til persondatasikkerheden en del af aftalen, at data skulle sendes direkte til systemleverandøren, der kategoriserede e-fakturaerne, og at de skulle slettes, så snart analysen var færdig. Så vi har ikke adgang til fakturaerne længere. Derfor skal kommunerne også sende fakturaerne for 2014. Jeg kan godt forstå, hvis nogle tænker, at det er dobbeltarbejde, men det er nødvendigt og sikrer, at alt data bliver kategoriseret på samme måde. Fremadrettet vil vi opbevare en kopi af de e-fakturadata, som kommunerne afleverer til os, så vi ikke fremover risikerer, at kommunerne skal fremskaffe data flere gange,” fortæller Jonas Klinting.

Du kan læse mere om indkøbsdatasamarbejdet og de resultater, som pilotprojektet har bidraget med her. ​​​​​​​​​​